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Infrastructural Design

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Infrastructural Design

Am Anfang jedes Unternehmens aber auch im späteren Verlauf des Ausbaus stellt sich die Frage nach der internen Infrastruktur. Viele Firmen bemerken leider viel zu spät, dass ihre Firma zu schnell oder zu groß gewachsen ist und ihre interne Infrastruktur der Kapazität nicht mehr stand hält. Deshalb ist es Sinnvoll schon früh die richtigen Weichen zu stellen und die richtige Infrastruktur auszusuchen und aufzubauen, damit es hier im späteren Wachstum nicht zu Engpässen kommt. In diesem Blogbeitrag möchte ich verschiedene Stadien eines Unternehmens beleuchten und die Frage klären, wie eine Firma ihre Infrastruktur aufziehen , evaluieren und über die Zeit verändern sollte.

Gründungsphase:

In der Gründungsphase ist man meist mit rechtlichen Fragestellungen beschäftigt, genauso wie mit administrativen Tätigkeiten. Hier findet sich oft keine Zeit wichtige Entscheidungen über die Infrastruktur zu treffen und somit fälllt eines der wichtigsten Aspekte eines jeden Unternehmens in den Hintergrund. Deshalb rate ich jedem, der mit dem Gedanken spielt, ein Unternehmen zu Gründen, die Gründungsphase nach hinten zu verschieben und sich erst einmal die Zeit zu nehmen Grundlegenden interne Strukturen aufzustellen.

Wichtige Aspekte hierbei sind:

  • Wahl der richtigen Tools
  • Kosten der Infrastruktur Anschaffung
  • Kosten des Betriebs der Infrastruktur
  • Zeit & Aufwand zur Inbetriebnahme der Infrastruktur
  • Zeit & Aufwand des Betriebs der Infrastruktur
  • Wartbarkeit
  • Skalierbarkeit

In der Gründungsphase interessieren die meisten Unternehmer erst einmal nur die Fragen was benötige ich und was kostet mich das in diesem Moment. Hierbei werden oft die wichtigen Aspekte wie die Folgekosten, der Arbeitsaufwand und die Skalierbarkeit der einzelnen infrastrukturellen Elemente vernachlässigt. Dies kann aber in der Zeit nach der Gründung und vor allem bei starken Wachstum zu Risiken und Problemen führen. Daher ist es Sinnvoll, die Wartbarkeit und Skalierbarkeit schon von vornherein im Auge zu behalten.

Im Ersten Schritt sollte man in Augenschein nehmen, was die Kernkompetenzen der Firma sind, welche Bereiche die Firma abdeckt und welche IT Lösungen benötigt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Firmentätigkeit zu gewährleisten. Folgende System sollte jede Firma, egal in welchem Bereich sie tätig ist, auf jeden Fall abdecken.

  • Email Service
  • Office Lösung ( Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation)
  • Webseite
  • Zeiterfassung
  • Dokumentation
  • Buchhaltung (vor allem im Hinblick auf die Gründung einer UG/GmbH bei der die Bilanzierung pflicht ist)
  • Spezialsoftware für die Kernprozesse der Firma

Für jeden dieser Bereiche sollte man am besten verschiedene Anbieter testen und hinsichtlich des Preises, der Instandsetzung, der Folgekosten, der Wartbarkeit und der Skalierbarkeit vergleichen. Oft macht es Sinn hier Cloud Lösungen zu verwenden, da diese von überall erreichbar sind, die den Vorteil haben, dass es kaum Hürden in der Inbetriebnahme gibt, die Kosten oft sehr gering sind (hier gibt es oft für den Start Freemium Edition bzw freie Testversion) und einem Wartung, Sicherheit und Backups abgenommen werden. Nach der Auswahl der geeigneten Software sollte man diese einrichten und vor der Verwendung durchtesten, ob sie den Ansprüchen des Unternehmens auch gerecht werden. Viele Firmen bieten einen Testzeitraum in dem keine Gebühr für den Test der Software fällig ist. Passt die Software zum Unternehmen und der Arbeitsweise des Teams kann man sich für einen produktiven Einsatz im Alltag entscheiden.

Diesen Arbeitsschritt vor die Gründung zu setzen, verschiebt diese selbst zwar etwas nach hinten, gibt dem Unternehmen aber die Freiheit mit einer passenden Infrastruktur in den operativen Alltag einzusteigen und vermeidet grundlegende Fehler und Probleme.

Die Zeit nach der Gründung:

Nach der Gründung ist es wichtig, die Infrastruktur in regelmäßigen Abständen zu evaluieren. Ein Evaluierungsprozess nimmt zwar Zeit in Anspruch, schütz aber davor, beim Wachstum einer Firma irgendwann an den Punkt zu kommen an dem man merkt, dass die Eingesetzte Infrastruktur nicht mehr zur Firma passt. Je mehr Daten in einer Software stecken und je besser sich die eigenen Leute in eine Software eingearbeitet haben, umso schwerer fällt es, die eingesetzte Software wieder auszutauschen. Hierbei spielt auch der monetäre Aspekt eine Rolle, der die Schulungen für eine neue Software bei mehr Mitarbeitern, sowie die Umzug größerer Datenmengen darstellt. Da dies zum einen viel Know-How und Zeit in Anspruch nimmt. Erkennt man früh Probleme mit einer Software bzw. dass diese nicht in vollem Umfang zum Unternehmen passt kann man rechtzeitig einschreiten und später ein böses Erwachen verhindern. Wir empfehlen gerade in der Anfangszeit, sich einmal im Monat die Zeit zu nehmen, später kann es auch quartalsweise sein, die Infrastruktur zu evaluieren.

Bei bestehenden Unternehmen & längerem Einsatz

Es kann auch vorkommen, dass eine Software für eine längere Zeit zum Unternehmen und den Prozessen, sowie zu der Größe passt. Es werden von Zeit zu Zeit aber Prozesse optimiert und angepasst oder sogar Kernkompetenz und Ziele eines Unternehmens können sich ändern. Hierbei wird dann oft mit der eingeführten Software weiter gearbeitet, da sie alle kennen und sie so schon immer im Unternehmen genutzt wurde. Durch agile Veränderungen im Unternehmen werden Softwarelösung “falsch” eingesetzt oder so umgearbeitet dass Tätigkeiten damit verrichtet werden, für welche diese Software ursprünglich nicht ausgelegt wurde. Dabei kommt es nicht selten zu Problemen, dass die Software nicht mehr alle Prozesse abdecken kann oder Fehler entstehen. Leider werden diese Probleme und Fehler oftmals erst sehr spät erkannt, was zu finanziellen Problemen führen kann. Hierbei ist auch wieder ein Verweis auf die regelmäßige Evaluierung der eingesetzten Software angebracht. Den größten Fehler, den Firmen hier machen, ist trotz der Erkenntnis der Probleme, die durch den weiteren Einsatz der Software hervorgebracht werden, diese weiter zu benutzen. Hier ist es immer ratsam, lieber früh den Weg zu gehen und die Software auszutauschen. Auch hier zeigt sich wieder - je mehr Leute mit der Software arbeiten und je mehr Daten in der Software stecken, desto schwieriger wird es die Software einfach aus zu tauschen. Mit jedem Tag, an dem die Software weiter verwendet wird steigt diese Komplexität und die monetären kosten werden immer schwerer ab zu schätzen. Man erhält am Ende nur die Verlagerung des Problems zu einem späteren Zeitpunkt und kommt immer beim selben Punkt heraus, den Austausch der Software.

Für viele Firmen stellt die Erstauswahl sowie die richtige Evaluierung der Software eine grundlegende Hürde dar. Hierbei können wir von Zelantic Ihnen jederzeit mit unserer Expertise in diesem Bereich zur Seite stehen.

In den nachfolgenden Blogpost möchte ich Ihnen verschiedene Lösungen vorstellen, Auswahlkriterien erläutern und werde Ihnen anhand unsere Firma auch aufzeigen, für welche Lösungen wir uns entschieden haben und warum wir uns für diese entschieden haben.